Перед заключением сделки с новым контрагентом рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, есть вероятность возникновения рисков, связанных с дополнительными расходами и убытками для компании, и даже судебных споров.
Контрагент – юридическое лицо.
1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав или учредительный договор.
Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Нет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и тому подобное. Так как они не позволят выяснить всю необходимую информацию.
Учредительные документы нужно запрашивать в действующей редакции. Определить действующая ли редакция можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.
2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ.
Особое внимание обратите на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Если юридическое лицо меняло наименование, то в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН. Дело в том, что при изменении наименования новое свидетельство о государственной регистрации юридического лица не выдается. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.
4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.
Если договор будет подписывать генеральный директор, то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом (совет директоров) юридического лица. Для подтверждения полномочий руководителя организации на момент подписания договора нужно также затребовать от контрагента и выписку из ЕГРЮЛ.
При проверке полномочий руководителя юридического лица обратите внимание на те, которые закреплены в уставе организации. Например, его компетенции по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате, сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными [i].
Обычно в уставе юридического лица указывается срок, на который избирается руководитель организации. Поэтому нужно проверить, чтобы представленное контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.
Если договор будет подписывать не руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще доверенности иного лица на подписание договора.
5. Выписка из ЕГРЮЛ.
Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Если контрагент говорит, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с ним.
Необходимо отметить, что информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России. Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ. Но имейте в виду, что на сайте ФНС России, по сравнению с выпиской из ЕГРЮЛ, содержатся далеко не все сведения о юридическом лице, а только сведения о наименовании, ИНН, ОГРН, местонахождении, а также о начавшихся процессах реорганизации, ликвидации и банкротства. Поэтому информацию с сайта ФНС России можно использовать лишь дополнительно к представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ, а не вместо самой выписки.
Также информацию о контрагенте – юридическом лице можно найти в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц. Доступ к реестру бесплатный.
Сведения, полученные с помощью Единого федерального реестра сведений о фактах деятельности юридических лиц нужно сравнить с информацией, которая содержится в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ. Возможна ситуация, при которой сведения, содержащиеся в представленной контрагентом выписке, могут расходиться со сведениями, опубликованными в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц. В таком случае рекомендуем уточнить у контрагента причины такого расхождения и при необходимости попросить его представить из ФНС России новую выписку, с более поздней датой выдачи.
6. Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию. Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия контрагента.
7. Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование.
Проверка имущества, которое будет являться предметом сделки, состоит из двух этапов:
-
осмотр имущества;
-
проверка правоустанавливающих документов.
При проверке правоустанавливающих документов нужно выяснить, кому принадлежит данное имущество.
При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра.
При заключении договора аренды недвижимого имущества возможны следующие варианты:
-
контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра;
-
контрагент является доверительным управляющим недвижимостью на основании договора доверительного управления недвижимым имуществом;
-
контрагент является арендатором этого недвижимого имущества и передает имущество в субаренду. В этом случае нужно проверить, имеет ли арендатор право на сдачу имущества в субаренду.
8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.
Контрагент – иностранная организация.
Если контрагент – иностранная организация, то при запросе документов и их проверке необходимо учитывать следующее.
Во-первых, документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и так далее) должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля (штамп соответствующий требованиям Гаагской конвенции). Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, указан в статье 1 Гаагской конвенции отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участником которой является и Россия [ii]. Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.
Аналогичные требования предъявляются не только к учредительным документам, но и к доверенности лица, которое будет подписывать договор, а также ко всем иным официальным документам.
Необходимо иметь в виду, что иностранный контрагент может отказаться от предоставления апостилированных или легализованных документов, мотивируя это сложностью процедуры. В этом случае можно от него принять копии документов и без необходимого заверения. Однако в этом случае риски при заключении договора с этим контрагентом возрастут.
Во-вторых, до заключения договора у иностранной организации будет более правильным запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как действующая. Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указано, что статус компании – прекращен, договор с этой организацией лучше не заключать. Так как в случае судебного разбирательства вам не удастся защитить свои права и взыскать убытки с организации, которая уже прекратила деятельность.
В то же время в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров. В этих случаях вместо выписки из торгового реестра рекомендуем запросить сертификат, подтверждающий благополучное состояние компании.
Контрагент – индивидуальный предприниматель.
До заключения сделки с индивидуальным предпринимателем у него также необходимо истребовать документы, подтверждающие его правовой статус. Однако этот перечень документов имеет некоторые особенности по сравнению с перечнем, запрашиваемым у юридического лица.
-
У индивидуального предпринимателя отсутствуют учредительные документы – устав или учредительный договор.
-
Индивидуальный предприниматель действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП).
-
У индивидуального предпринимателя нужно запросить выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).
-
Документами, подтверждающими право индивидуального предпринимателя на подписание договора, являются свидетельство ОГРИП и паспорт гражданина РФ.
В остальном действуют те же приведенные выше требования, что и для юридических лиц.
[i] статья 174 Гражданского кодекса РФ
[ii] заключена в Гааге 05.10.1961 года, вступила в силу для России 31.05.1992 года
