Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге

Любая организация, вне зависимости от организационно-правовой формы, обязана осуществлять ведение кадрового делопроизводства (кадровый учет) в соответствии с нормами, предусмотренными законодательством РФ. 

В любой организации, где есть наемные работники (хотя бы один – генеральный директор), – происходит их прием на работу и увольнение, возможны изменения должности, направления в командировки, отпуски или на больничные. Каждое из таких событий должно быть надлежащим образом отражено в кадровом учете, а для этого необходимо составлять документы и приказы, оформлять трудовые договоры, дополнительные соглашения, командировочные удостоверения, делать записи в трудовых книжках и в личных карточках, вести учет событий в регистрационных журналах и проч.

В небольших компаниях за выполнение этой функции часто отвечают работники бухгалтерии или универсальный сотрудник отдела персонала (специалист по кадрам), который занимается как подбором персонала, так и ведением кадрового учета; в средних компаниях в штате обычно есть выделенные кадровые инспекторы, а в крупных организациях для осуществления кадрового учета создаются целые отделы специалистов по кадровому делопроизводству. 

Не секрет, что работники бухгалтерии, на которых возложена функция ведения кадрового учета, считают выполнение этих обязанностей обузой и зачастую ведут кадровый учет спустя рукава, в том числе и из-за недостаточно хорошего знания трудового права. 

Если в вашей организации нет штатного специалиста по кадровому делопроизводству, вы можете передать весь необходимый перечень операций специалистам НОРД АУТСОРСИНГ, которые смогут обеспечить максимально эффективное ведение кадрового учета в вашей компании.  Для получения полной информации по интересующему вас вопросу оставьте запрос на консультацию на сайте. 

Типичные ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Ниже мы приведем далеко не полный перечень типичных ошибок, допускаемых сотрудниками непрофильных отделов при ведении кадрового учета:

1. Некорректное издание приказов. В большинстве случаев не соблюдаются установленные требования в отношении содержания документа (приказов относительно приема на работу новых лиц, их увольнения, перемещения внутри организации). Часто исполнители допускают ошибки при указании сведений об испытательном сроке соискателя вакансии, характере его работы и т.д. Нередкими являются также ошибки при указании названия структурного подразделения хозяйствующего субъекта, его реквизитов, ФИО сотрудника, должности, которую он занимает. Необходимо понимать, что приказ, составленный с явным нарушением действующего законодательства (если его основа - это не имеющие юридической силы нормативные акты), не является действительным.

2. Ошибки, которые непрофильные специалисты допускают при заключении трудовых соглашений. Некорректное составление документации может сопровождаться с принятием в штат:

• лица, не достигшего определенного возраста (или его превысившего);
• специалиста, состояние здоровья которого не подтверждено соответствующими справками.

3. Ошибки, которые возникают в процессе ведения трудовых книжек. Правила регламентируют внесение номера и серии документа в соответствующий журнал движения документов. Категорически не допускаются зачеркивания при заполнении трудовых книжек, некорректное внесение сведений во вкладыши документов.

Одним из наилучших вариантов решения вопроса с разгрузкой непрофильных (бухгалтер, специалист по подбору персонала) сотрудников и качественной организации кадрового учета компании является передача этого функционала на аутсорсинг в специализированные компании.

Для предварительного расчета стоимости услуг свяжитесь с нашим специалистом любым удобным для Вас способом, указанным в разделе "Контакты".

Преимущества передачи кадрового учета в НОРД АУТСОРСИНГ

1. При заключении договора на ведение кадрового делопроизводства с новым клиентом специалисты НОРД АУТСОРСИНГ осуществляют бесплатный аудит кадрового учета Заказчика в рамках начала сотрудничества.

2. Ведение кадрового делопроизводства мы осуществляем в программе 1С версии 8, которая может быть доработана с учетом потребностей Вашего предприятия. Возможна организация совместной работы Ваших сотрудников с нашими специалистами по кадровому делу в единой информационной базе путем предоставления удаленного доступа, то есть Вы сможете видеть, как ведется кадровое делопроизводство онлайн. Возможна подготовка нашими специалистами двуязычных кадровых документов (на русском и английском языках).

3. В стоимость услуг по кадровому делопроизводству, оказываемых компанией НОРД АУТСОРСИНГ, включена подготовка всех основных видов кадровых документов, а именно:

• Подготовка штатного расписания;
• Изменение штатного расписания;
• Оформление изменения размера заработной платы работника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору);
• Оформление изменения должности работника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору);
• Оформление выплаты работнику премии;
• Оформление предоставления работнику отпуска (приказ);
• Оформление направления работника в служебные командировки;
• Оформление больничного листа работника;
• Создание журнала движения трудовых книжек;
• Заполнение трудовых книжек;
• Прием сотрудника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору);
• Увольнение работника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору при увольнении по соглашению сторон);
• Образцы заявлений;
• Ведение личных карточек сотрудников Т-2;
• Формирование графика отпусков;
• Подготовка положения о защите персональных данных;
• Подготовка правил внутреннего трудового распорядка.

4. К договору на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства прилагается подробный график документооборота между Заказчиком и НОРД АУТСОРСИНГ, а также – в целях соблюдения конфиденциальности – список уполномоченных контактных лиц с обеих сторон.

5. Специалисты НОРД АУТСОРСИНГ оказывают полное сопровождение при проведении проверок Трудовой инспекцией.

6. НОРД АУТСОРСИНГ внесен в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, за номером 09-0077822.

Для получения более подробной информации о стоимости услуг и перечне работ оставьте запрос на консультацию на сайте.