Наверное, большинству бухгалтеров знакома ситуация, когда нужно закрывать квартальную отчетность, а документов от покупателя или поставщика нет, контрагент не выходит на связь. Некоторым «посчастливилось» испытать целую гамму чувств, узнав, что контрагент находится в стадии ликвидации или уже исключен из госреестра. Телефоны и электронная почта молчат. Шансы на получение закрывающих документов стремятся к нулю, однако налоговой отчитываться как-то надо. Что делать?
В подобной ситуации нужно сразу подготовиться к возможным спорам с ФНС, хотя правильные действия способны минимизировать неприятности. В некоторых случаях придется смириться с финансовыми потерями или необходимостью предъявлять претензии к бывшему партнеру в судебном порядке.
Как закрыть расходы и вычеты
Если контрагент до ликвидации не успел отразить сделку в отчетности и заплатить налог, то ФНС снимет вычеты. Если же это было сделано, то компании придется отчитываться и платить налоги по сделке с ликвидированной фирмой. Об отсутствии документов необходимо предупредить инспекторов, с которыми могут возникнуть споры.
Избежать неприятностей с налоговой поможет оспаривание исключение из госреестра бывшего партнера. Согласно п.8 ст.22 закона №129-ФЗ исключение из реестра можно обжаловать в течение года со дня, когда контрагент узнал или должен был узнать о свершившемся факте. Обжалование вовсе не означает, что исключение будет признано неправомерным. Шансы на это существенно возрастают, если возражение успеть подать сразу после опубликования информации о предстоящей процедуре. После признания неправомерности ликвидации, контрагента обяжут полностью отчитаться по всем незакрытым сделкам, предоставить необходимые закрывающие документы.
Возможно, потребуется доказать, что сделка была совершена, представив подписанный договор, платежные документы, транспортные и товарные накладные. ФНС может провести выездную проверку, особенно если речь идет о значительной сумме, вызвать для беседы сотрудников: от руководителя до кладовщиков и водителей.
Как закрыть долги
Если ликвидирован должник, необходимо списать его дебиторскую задолженность, учесть траты. Согласно письму Минфина от 22.06.2011 №03-03-06/1/373 сделать это нужно в налоговом периоде, когда соответствующая запись сделана в ЕГРЮЛ.
Если ликвидирован кредитор, согласно п.18 ст. 250 НК РФ, списываемую задолженность включают в состав внереализационных доходов. Важно успеть начислить доход в том отчетном периоде, в котором они возникли, то есть когда произошла ликвидация кредитора.
Если момент упущен, необходимо сначала подать уточненку, а потом списать сумму долга, включая НДС, на основании соответствующего приказа руководителя. Принимать расходы или доходы в других периодах нельзя.
Ответственность за отсутствие закрывающих документов
С точки зрения законодательства по ст.162 ГК РФ, пока сделка не закрыта полным комплектом документов, она не считается завершенной. В зависимости от того, какие именно документы отсутствуют, может возникнуть ситуация, когда вообще будет не доказать факт совершения сделки.
Если доказать реальность сделки не удастся, придется подавать уточненку, доплачивать налоги и накопившиеся к тому моменту пени. Также ФСС на основании ст.120 НК РФ может выписать штраф организации:
-
10 тысяч рублей, если не уменьшена налоговая база и начисленные налоги;
-
30 тысяч рублей, если нарушения продолжались не один квартал;
-
20% от недоимки по недоплаченным налогам, но не менее 40 тысяч рублей.
Для должностных лиц штрафы составят в первый раз 5-10 тысяч, повторно 10-20 тысяч рублей. На размер штрафа в любом случае не влияет количество отсутствующих закрывающих документов.
Необходимо каждое действие сразу подкреплять документами. Если предусмотрено подписание документа с двух сторон, сначала обмениваться копиями по электронной почте. Мягкость или некомпетентность бухгалтера, возможность сотрудников проводить отгрузки или другие действия без его ведома, рано или поздно приводят к невозможности получить закрывающие документы, денежным штрафам и неприятностям с ФНС.
Согласно Письму от 23.12.2016 № 03 01 10/77642 в компании должен быть разработан регламент по должной осмотрительности, предусматривающий порядок действий для исключения или минимизации рисков возникновения подобных ситуаций еще до стадии заключения договора. За помощью при разработке документа можно обратиться к компетентным консультантам бухгалтерских и юридических компаний.
