При работе с контрагентами часто возникают ситуации, при которых партнеры задерживают документы. Это приводит к тому, что механизм работы начинает давать сбои. Что нужно делать, чтобы этого не происходило, и как исправить ситуацию, если это уже случилось, расскажем подробнее.
Определите, кто должен требовать документы у контрагентов.
Руководитель организации определяет, какие отделы и какие сотрудники будут требовать запоздавшие документы. Четко распределите обязанности между различными подразделениями и сотрудниками. Все функции лучше всего прописать в регламентах или положениях об отделах. Конкретные обязанности закрепите в должностных инструкциях сотрудников.
Получать документы от контрагентов удобнее всего менеджерам, так как они хорошо знают коллег из организаций-партнеров. К тому же менеджеры одни из первых должны следить за сроками обмена первичными документами.
Поделите контрагентов на группы по значимости.
Разделите всех контрагентов на две группы. При этом смотрите на общую сумму по контрактам, заключенным с конкретной организацией за определенный период, например, за год.
Если получается серьезная для вашей организации сумма, то этого контрагента отнесите к первой группе. То есть в нее войдут основные поставщики или ключевые клиенты, которые приносят как минимум 20 процентов прибыли (это решается индивидуально).
Соответственно, те, кто не вошел в первую группу, окажутся во второй. То есть, там будут менее значимые по суммам сделок контрагенты. Для них установите свои требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то из них не захочет выполнять ваши требования, то от него вы при необходимости можете отказаться, выбрав другого поставщика.
После того, как обе группы будут утверждены, начинайте прорабатывать линию поведения с каждой из них.
Как получить документы от не очень значимых поставщиков.
Начнем с группы, в которую попали контрагенты организации, которые приносят доход или поставляют товары на сумму, не особо существенную для организации.
Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться документами.
Договоритесь заранее, как будет происходить обмен. Закрепите эти условия в договоре, обговорите сроки и санкции за нарушения. Если договор с контрагентом уже заключен, а вопросы, связанные с обменом документов, в нем не оговорены, составьте дополнительное соглашение. Объясните партнеру, что от этого выиграют все, будет меньше разногласий. И обязательно уточните, кто будет оплачивать пересылку документов.
Если контрагент находится в другом городе, более правильным будет прописать, что стороны будут обмениваться документами экспресс-почтой, при этом уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.
Можно посоветовать также в договоре закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных документов. Так можно будет проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя. Формировать список нужно будет на основании сопроводительных писем, в которых указаны название и количество отправленных документов.
Совет второй: свяжитесь с руководством недобросовестного контрагента.
Переговоры с бухгалтерией партнера не всегда дают нужные результаты. В таком случае стоит связаться с директором контрагента. Наибольший эффект возымеет если с начальством недобросовестного контрагента пообщается непосредственно руководитель организации. Либо напишите им официальное письмо. Как показывает практика, такие письма действуют сильнее, чем телефонные разговоры.
Что делать, если документы задерживает ключевой контрагент.
Ключевым контрагентам иногда можно пойти на встречу. При необходимости проявите лояльность.
Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться документами.
Обсудите все условия заранее и закрепите в договоре - контрагент будет видеть в вашей организации серьезных партнеров, с которыми можно вести дела.
Совет второй: попросите выслать отсканированные копии документов.
Это хороший способ выяснить, дошли ли документы до партнера и начал ли он их обрабатывать. Если сканы дойдут, значит бухгалтерия контрагента уже обработала документы и что они согласны с указанными данными. В таком случае вы получите оригиналы через некоторое время.
Если партнеры начинают всячески увиливать от просьбы или утверждать, что им ничего не дошло - перешлите дубликаты. Возможно, документы действительно затерялись. Чтобы этого не повторилось - отправьте отдельное письмо руководителю компании контрагента.
Помните: важно обязательно получить подписанные оригиналы своих документов с подписями. Потому что без первички вашу организацию могут привлечь к ответственности за грубые нарушения правил учета доходов и расходов.
Совет третий: направьте партнеру письмо с просьбой представить оригиналы документов.
Так же, как и с несущественными клиентами, директору лучше самому пообщаться с контрагентами. Или же написать письмо о представлении документов. Ни в коем случае не давите на них! Объясните им доброжелательно и терпеливо ваши и их риски.
Совет четвертый: заполните документы вместо контрагента.
Оформите все документы и передайте им для подписи. Лучше всего отправить сотрудника с пакетом документов. Если это невозможно - воспользуйтесь курьерской службой или экспресс-почтой.
