Рассмотрим, как грамотно оформить командировку, чтобы можно было учесть все расходы. И при этом не платить налог на доходы физических лиц и страховые взносы.
Направляя сотрудника в командировку, подготовьте приказ о направлении в командировку, его должен подписать руководитель организации. Задание, которое нужно выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе.
Служебную записку нужно оформить: 1) сотрудник едет в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте. Срок пребывания указывается в служебной записке, которую он по возвращении представляет работодателю вместе с оправдательными документами (путевой лист, квитанция и так далее); 2) у сотрудника нет никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении, она должна содержать подтверждение принимающей стороны (приложите документ) о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно.
Записка составляется самостоятельно после возвращения.
Служебные записки могут понадобиться и в других ситуациях. К примеру, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (не закончено выполнение задания и т. д.). Тогда по служебной записке продолжительность командировки можно продлить.
Суточные
Выдавайте в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока командировки.
Суточные выплачивайте за каждый день пребывания в командировке (включая выходные (праздничные) дни), за все дни нахождения в пути.
Суточные можно учесть в расходах при расчете налога.[i] Расходы в виде суточных подтверждаются авансовым отчетом и документами, оформленными при направлении в командировку. Чеки (квитанции) на какие цели сотрудник потратил деньги представлять не нужно.
Не облагайте налогом на доходы физических лиц и не начисляйте страховые взносы с суточных в пределах: 700 руб. в день для командировок по России, 2500 руб. в день для загранкомандировки.
С суточных сверх данной нормы удержите НДФЛ (налог на доходы физических лиц) и начислите страховые взносы.[ii]
Проживание
Сумму возмещения и требования к документальному подтверждению расходов на наем жилья, устанавливается компанией самостоятельно во внутреннем документе организации (например, положении о командировках).
Расходы нужно подтвердить первичными документами, например кассовый чек с квитанцией к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности и так далее.
В расходах учитываются только документально подтвержденные расходы.[iii] Расходы, не подтвержденные первичными документами, в расходах не учитываются. НДФЛ и страховыми взносами не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат.
Если расходы по найму жилья учитываются в целях налогообложения, входной НДС по ним можно принять к вычету. Право на вычет НДС (налог на добавленную стоимость) может быть подтверждено либо бланком строгой отчетности[iv] либо счетом-фактурой с приложением документа об оплате (кассовый чек).[v] Сумма налога в этих документах должна быть выделена отдельной строкой. Счет-фактура должен быть выставлен на организацию, а не на сотрудника.
Проезд
Документально подтвержденные расходы на проезд сотрудника в командировке, учитываются в расходах.[vi] Документальным подтверждением являются проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид транспорта (самолет, поезд и так далее) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и другие) значения не имеют.[vii]
Если по данным расходам нет оправдательных документов, организация также может оплатить их. Однако учесть в расходах эту выплату не получится, расходы не будут экономически обоснованными.
С документально подтвержденных расходов НДФЛ не удерживайте.
Страховые взносы с документально подтвержденной компенсации расходов на проезд также начислять не нужно.
Если расходы на проезд учитываются в расходах, входной НДС по ним можно принять к вычету.[viii]
Основанием для вычета являются бланки строгой отчетности (проездные билеты и так далее) маршрут/квитанция при покупке электронного авиабилета, контрольный купон электронного проездного документа при покупке электронного билета на поезд. Сумма налога в них должна быть выделена отдельной строкой.
Дополнительные расходы
Сумма выдаваемого командированному сотруднику аванса должна покрывать затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Также, организация обязана компенсировать сотруднику и иные расходы, оплаченные с ее разрешения (ведома).[ix]
Расходы по найму жилого помещения могут включать затраты на оплату дополнительных услуг. При этом нужно иметь в виду:
1)расходы, связанные с обеспечением нормальных условий проживания. В состав этих расходов включается, например, стандартный набор обстановки гостиничного номера (холодильник, телевизор и т. п.). Сюда также можно отнести услуги прачечной (химчистки). Такие расходы учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат;
2)расходы, связанные с созданием повышенного комфорта (удовлетворением личных потребностей сотрудника), например плата за пользование мини-баром, кабельными каналами телевидения, и т. д. Если данные расходы, в счете гостиницы указаны отдельно, то учесть их не получится.[x]
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов связанных с обеспечением нормальных условий проживания не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но с оплаты услуг повышенного комфорта нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
После возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы по произведенным расходам.
[i] пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ
[ii] абз. 10 п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ
[iii] п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ
[iv] постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359
[v] п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ
[vi] пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ
[vii] письмо Минфина России от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34149
[viii] п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ
[ix] ст. 168 Трудового кодекса РФ
[x] пп. 12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ
