Работа с НДС 22% и новые лимиты доходов создают в бухгалтерии большое количество рисков. С такими изменениями надеяться на одного штатного бухгалтера опасно.
Сторонние бухгалтеры дают двойную защиту - взаимозаменяемую команду (никакого выгорания одного сотрудника) и страховку профессиональной ответственности, которая покроет убытки от ошибок.
Аутсорсинг бухгалтерии - осуществление бухгалтерского, кадрового и налогового учета внешними профессионалами. Специализированные подрядчики принимают на себя все обязательства (от точного расчета налогов до сдачи отчетности в положенные сроки). Аутсорсинг может быть полным, частичным, временным и в виде онлайн - сопровождения.
Бухгалтерский аутсорсинг не является универсальным решением для всех. Крупному бизнесу экономически выгоднее держать штатного главного бухгалтера. А вот начинающим и малым компаниям, сезонным проектам, IT-фирмам и экспортерам привлечение внешних специалистов дает реальные преимущества в деньгах и управлении рисками.
Подробный процесс перевода бухгалтерии на аутсорсинг
Шаг первый: Анализ необходимости и принятие выбора. До перенесения бухгалтерии на аутсорсинг сравнить действующие на текущий момент расходы на услуги штатного бухгалтера с прайсом на услуги сторонних профессионалов. Это позволит заметить разницу в финансовых и рабочих значениях.
Шаг второй: Подбор квалифицированного специалиста. Это важный пункт при переходе на аутсорсинг. При избрании подрядчика стоит учитывать стаж работы, отзывы о бухгалтере, список оказываемых услуг и соответствие их с особенностями вашей деятельности, применяемые в профессиональной сфере ресурсы (ведение электронной документации, программы 1C, 3.0), условия сторон в рамках договоров, оплата работы.
Шаг третий: Сбор документации и других данных для стороннего бухгалтера. Заранее подготовьте необходимые бумаги: документы организации, по налоговым и бухгалтерским обязательствам, договоры с поставщиками, первичные учётные данные, кадровую документацию. Организуйте инвентарную проверку для уточнения подробности и актуальности во всей документации.
Шаг четвертый: Процедура передачи информационных данных, пакета документов. Назначьте внутреннего координатора, ответственного за связь с аутсорсером. Настройте электронный документооборот (ЭДО) с учетом новых требований.
С текущего года утрачивают силу старые форматы электронных товарных накладных и актов выполненных работ для обмена через операторов ЭДО . Теперь для этих целей используется универсальный передаточный документ (УПД) по формату 5.03. Это не отменяет бумажные документы — если вы работаете с бумажными накладными и актами, вы можете продолжать это делать и в этом году.
Передайте архивные бумаги: загрузите первичные учетные документы, базу 1С и оборотно-сальдовые ведомости. Закрепите передачу актом с описью материалов. Ограничьте доступ к УКЭП на объем задач аутсорсера.
После подписания договора сторонний бухгалтер несет операционные обязательства. Но компетенции за постановку учета остаются на руководителе.
Шаг пятый: организация взаимоотношений. Согласуйте с внешним специалистом периодичность и вид отчетности, способ коммуникации (связь по телефону, в мессенджерах или переписку по электронной почте), контактные люди для каждой стороны, структура работы с первичной документацией, расположение и содержание информационных ресурсов, работу с документами в электронном формате (ЭДО).
Шаг шестой: Процесс краткой проверки. До работы сторонний бухгалтер организует анализ действующего ведения бухгалтерии. При этом могут быть найдены недочеты и ошибки в оформлении и расчетах документов. Это актуально в связи с новыми налоговыми реформами и анализа данных единого налогового счета.
Шаг седьмой: Перевод материалов и начало аутсорсинговой деятельности. При наличии другой системы учета нужно перенести информацию: вынести всю документацию из рабочей системы, перепроверить ее и внести документы в систему стороннего бухгалтера. После этих действий начнется аутсорсинговая работа в вашей компании.
Можно согласовать с предыдущим бухгалтером консультации в связи с возможными вопросами по договорам, счетам и иным документам.
Шаг восьмой: Проверка деятельности и постоянный контроль. Обязательно следить за составлением и соблюдением сроков по отчетам, работой с документами, решать возникающие вопросы со специалистом. Управляющие лица должны быть на связи с аутсорсером в день сдачи первой отчетности и попросить уведомление о принятии данных налоговыми инспекторами.
Перевод бухгалтерии аутсорсингу позволит сократить расходы, улучшить качество учета, применить в работе новые технологии и увеличить финансовые ресурсы для развития бизнеса
