Ведение бухгалтерского учета – вспомогательная деятельность любого бизнеса, которая направлена на облегчение контроля со стороны государства, взаимодействия с контрагентами. Однако эту часть работы многие предприниматели очень не любят: бухгалтеры вечно требуют какие-то документы, необходимость подготовки бумаг в соответствии со строгими правилами замедляет и усложняет работу. Контролирующим же органам важно, чтобы все документы и действия субъектов налогообложения были максимально унифицированы.
В результате сложилась редкая ситуация: бизнесу и государству необходимо одно и то же. Итогом стало массовая разработка с последующим внедрением программ или систем, направленных на автоматизацию процессов ведения, обмена, хранения бухгалтерской документации. В зависимости от рода деятельности, размеров, организационно-правовой формы, локации, других факторов, можно выбрать разную степень и инструменты автоматизации бухучета.
Ввод первичной документации
Особенно для крупных компаний, имеющих дело с большим количеством поступающей бумажной документации актуальна возможность автоматического введения данных в бухгалтерские базы данных. Специальные программы сканируют, распознают документы, вводят информацию в систему. По итогу:
-
Ускоряется работа, что позволяет сокращать целые отделы, низкоквалифицированные сотрудники которых занимались только вводом первички.
-
Существенно снижается процент ошибок, к которым неизбежно приводила трудная для людей монотонная работа, требующая постоянного сосредоточения.
-
Происходит экономия бюджета предприятия за счет сокращения занимаемых площадей, обустройства рабочих мест, заработной платы сотрудников.
Ведение документооборота и отчетности
Бухгалтерские компьютерные программы, специальные сервисы, разработанные ФНС, банками, другими структурами, позволили обмениваться электронными документами. Компьютерные программы создают документы, визируют их электронной подписью, перенаправляют контрагентам, банкам, налоговой, другим контролирующим органам. То есть можно не просто отправить отсканированный документ по электронной почте, а потом предоставить оригинал, а сразу создать и передать его через электронную систему так, чтобы он считался подлинником благодаря визированию электронной подписью.
Взаимодействие с банками
Еще совсем недавно бухгалтеру приходилось регулярно ездить в банк, чтобы передать платежные документы, снять деньги на хозяйственные нужды или заработную плату сотрудникам. Сейчас сотрудничество с банком полностью автоматизировано. В электронном виде направляются платежные поручения, происходит обмен документами. Зарплату, другие выплаты сотрудникам перечисляют сразу на банковские карты.
Практически каждый банк предлагает удобные сервисы для ведения бизнеса:
-
проверку контрагентов;
-
электронный документооборот;
-
онлайн консультации специалистов;
-
кассовое обслуживание с онлайн-кассой;
-
управление торговлей, складом.
Взаимодействие с сотрудниками
Ведение электронных трудовых книжек позволяет автоматизировать передачу и получение сведений о сотрудниках между государственными органами, работодателями. Множество справок или выписок становятся ненужными, так как данные можно автоматически получить из общих систем документооборота, баз данных.
Внутри компании внедрение CRM-систем или других программ позволяет автоматизировать:
-
учет рабочего времени, расчет зарплаты, налогов, страховых взносов;
-
расчет и оформление отпусков, командировок, больничных листов;
-
выдачу справок;
-
прохождение обучения, аттестаций.
Налогообложение и отчетность
Постепенно внедряется полностью автоматизированное сопровождение бизнеса, когда налогоплательщику остается только фиксировать сделки. Пока это доступно не для всех режимов налогообложения, но системы постепенно совершенствуют, область их применения расширяют.
Максимально автоматизировать налоговый и бухгалтерский учет могут налогоплательщики, выбравшие:
-
НПД – режим налогообложения для самозанятых граждан или ИП, при котором достаточно вносить на сайт налоговой, банка или специальных приложений информацию о полученных от покупателя или клиента деньгах. Налоги начисляются автоматически, никакой дополнительной отчетности не предусмотрено. При открытии единого налогового счета, уплату налогов также можно автоматизировать.
-
АУСН – автоматизированная упрощенная система налогообложения, внедренная в нескольких регионах в тестовом режиме. Позволяет полностью автоматизировать взаимодействия с ФНС и банками, в том числе в отношении оплаты труда и страховых взносов за сотрудников.
В зависимости от структуры, размеров, особенностей бизнеса, автоматизация бухгалтерского учета может организовываться буквально за несколько кликов или становится дорогостоящим сложным мероприятием, занимающим несколько месяцев, а то и лет. Консультанты консалтинговых компаний, специализирующихся на бухгалтерском учете, помогут найти подходящие варианты автоматизации для каждого конкретного случая исходя из особенностей и возможностей бизнеса.
