Налоговый кодекс РФ не содержит ответа, какие документы должны быть оформлены в подтверждение разного рода расходов. Любые имеющиеся у организации документы оцениваются с учетом того, могут ли они в совокупности подтвердить факт и размер понесенных расходов. Поэтому, в зависимости от обстоятельств и условий деятельности организации в каждом конкретном случае, расходы можно подтвердить разными документами.
В подтверждение расходов могут быть представлены:
-
первичные документы (накладные, акты, товарные чеки и т.д.);
- другие документы, которые прямо (косвенно) подтверждают понесенные расходы (приказы, договоры, командировочные удостоверения, платежные поручения и т.д.). [i]
Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты. [ii] При отсутствии данных реквизитов учесть расходы по такому документу не получится. В этом случае для их подтверждения потребуются любые дополнительные документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные расходы.
В некоторых случаях расходы можно подтвердить, даже если в документах содержатся ошибки. При условии, что ошибки позволяют правильно определить продавца, покупателя, вид, величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки.
В частности, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, допущены грамматические ошибки (опечатки в названии контрагента), дополнительная информация также не мешает учесть его.
Если же в документе, например, ошибочно указана стоимость или не указана дата, принимать такой документ для подтверждения расходов не стоит. [iii]
Отдельно скажем о том, что понесенные за границей расходы можно подтвердить документами, оформленными в соответствии с нормами делового оборота страны, в которой совершена сделка. [iv]
[i] п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, определение ВАС РФ от 17.06.2009 № ВАС-5445/09
[ii] ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
[iii] письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547
[iv] письмо Минфина России от 16.02.2009 № 03-03-05/23
