05.11.2020

Электронные трудовые книжки. Порядок ведения, ознакомления с записями, период перехода

С 1 января 2020 года компании переходят на электронный кадровый документооборот с Пенсионным фондом. Одним из главных нововведений стали электронные трудовые книжки, которые теперь ведут специалисты отделов кадров вместо старых, бумажных. Привычные трудовые книжки не отменяются, а сохраняют статус на неопределенный срок.

 Порядок ведения


 Какую предпочесть трудовую книжку: бумажную или электронную, решает работник. Если он захочет новую форму, ему нужно написать и отдать заявление в бухгалтерию или кадровый отдел.

Заявление фиксируют и передают в ПФР, после чего специалист по кадрам должен:
  • Зафиксировать в документах новый режим работы;
  • Отдать бумажную ТК владельцу;
  • Ознакомить сотрудника с записью в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 
  • Получить его подпись;
  • Рассказать о важности хранения; 
  • Дальнейшие отношения фиксировать в электронном формате.


Бумажную трудовую книжку хранят для подтверждения информации об опыте работы до оформления цифровой версии. Сведения пригодятся для оформления пенсии, льгот или представления работодателю. Переносить записи в новую книжку не требуется.

 Оформление


Вне зависимости от того, какую форму выбрал сотрудник, для кадровой отчетности бухгалтер оформляет электронную версию трудовой книжки. Если нет заявления или выбрана привычная бумажная ТК, ее оформляют в обычном режиме, параллельно с электронной.

Молодым специалистам, поступившим на свое первое рабочее место, с января 2021 года оформляют документы нового образца. Устраиваясь на новое место после увольнения, сотрудник отдает бумажную трудовую книжку в бухгалтерию или передает выписку из электронной. Даже если сотрудник предпочел привычную форму, бухгалтер сдает отчет по форме СЗВ-ТД.

Бумажная трудовая оформляется по ранее установленным правилам. При увольнении ее выдают работнику для передачи по новому месту работы, соблюдая стандартную процедуру. Сведения, указываемые в обоих вариантах трудовых книжек, одинаковые: общая информация о гражданине; место работы; вид, основание и дата кадрового мероприятия (прием, увольнение, перевод); занимаемая должность с указанием специализации, квалификации и прочей определяющей информации; вид выполняемой работы; при увольнении – причина. Период принятия решения об оформлении электронной трудовой книжки не ограничен. Достаточно написать и отдать в бухгалтерию или отдел кадров заявление.

Передача сведений


О кадровых мероприятиях бухгалтерия передает сведения в Пенсионный фонд способом, принятым для представления остальной отчетности: О принятых и уволенных кадрах сообщают не позже следующего рабочего дня после выхода приказа. Остальные кадровые изменения представляют с ежемесячными отчетами.

За точность предоставляемых сведений, соответствие формулировок и следование правилам кадрового делопроизводства ответственность несет руководство организации. Если сотрудник с электронной трудовой книжкой увольняется, в бухгалтерии или отделе кадров распечатывают и заверяют из нее выписку. Если есть техническая возможность, оформляют электронную выписку. При наличии бумажной трудовой книжки делают запись по принятой ранее форме.

Как ознакомиться с записями


Возможность перенести электронную трудовую книжку на какой-либо носитель не предусмотрена, существует только цифровая версия. Как работник, так и работодатель могут ознакомиться с записями несколькими способами.

Ознакомление работника
Если нужно убедиться в том, что все записи сделаны верно, проконтролировать работодателя, по другой причине получить информацию из ЭТК, сделать это можно несколькими способами: Посмотреть записи: на портале Госуслуг; в личном кабинете гражданина; через электронные приложения для гаджетов. Запросить бумажную выписку: у работодателя, если сотрудник уволен – последнего; в МФЦ; в Пенсионном фонде. Если человек увидел ошибочные или неточные сведения, он пишет заявление работодателю, который обязан исправить ошибки.

Ознакомление работодателя
При трудоустройстве соискатель представляет менеджеру по персоналу или бухгалтеру, выписку о предыдущем опыте работы в распечатанном или электронном виде. Электронный вариант заверяется цифровой подписью, распечатанный – печатью предыдущего работодателя или учреждением, выдавшем распечатку. После приема сотрудника на работу, бухгалтер вносит предоставленные им сведения в систему кадрового учета.
Мнение эксперта
Татьяна Овсянникова
Татьяна Овсянникова
Руководитель отдела по персоналу
Оцените материал
Поделиться:
Похожие публикации
Хотите сотрудничать?
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами для уточнения всех деталей
С целью предоставления наиболее оперативного и индивидуализированного обслуживания на данном сайте используются cookie-файлы. Используя данный сайт, вы даете свое согласие на использование нами cookie-файлов. Дополнительная информация о cookie-файлах доступна в разделе «Уведомление об использовании cookie-файлов».