Функции и особенности использования электронных подписей регулирует закон от 06.04.2011 №63-ФЗ, в который по мере модернизации и технического развития вносят соответствующие поправки или изменения. Сценарии работы с ЭЦП начали принципиально меняться еще в 2020 году следуя закону от 27.12.2019 №476-ФЗ. Последний период реформы наступит с 1 января 2023 года.
Где могут получить ЭЦП юридические и физические лица
-
Аккредитованные удостоверяющие центры до завершения 2022 года выдают доверенным лицам ИП или компаний ЭЦП, однако срок их работы ограничен 31.12.2022.
-
Удостоверяющие центры ФНС России уполномочены выдавать квалифицированные ЭЦП лично в руки заявителю: нотариусу, ИП, представителю юрлица, уполномоченному действовать без доверенности, при предъявлении паспорта, СНИЛС, ИНН, предоставлении сертифицированного USB-токена. ИП могут получить обезличенную ЭЦП для визирования цифровых документов в автоматическом режиме в информационных системах, в которых они являются операторами. Выданные сертификаты применяются без ограничений.
-
Удостоверяющий центр Банка России предоставляет ЭЦП лицам, на предусмотренном законом основании без доверенности представляющим юрлиц, подчиненных ЦБ РФ.
-
Удостоверяющий центр Федерального казначейства предоставляет квалифицированные ЭЦП служащим госорганов власти и ведомственных структур.
-
Гражданин может продолжать подписывать электронные документы своей ЭЦП с машиночитаемой доверенностью для подтверждения полномочий только до конца 2022 года.
Что изменится с 1 января 2023 года
С нового года у удостоверяющих центров, находящихся в списке на сайте Минцифр России, останутся полномочия выдавать ЭЦП только физлицам. Перестанут действовать сертификаты, ранее выданные такими центрами доверенным лицам компаний и предпринимателей.
Для любых операций юридических лиц, ИП, госкомпаний, официальных лиц с подтверждением действий электронной подписью, становится обязательным предъявление машиночитаемой доверенности для проверки наличия соответствующих полномочий.
Как организовать работу с ЭЦП на аутсорсинге
Многие документы и отчетность необходимо подписывать ЭЦП, которая находится у руководителя. В офисе проблему решить просто: нужно всего лишь дождаться, когда директор будет на месте. Однако при аутсорсинге такой возможности нет.
Решить проблему помогает доверенность. До конца 2022 года есть возможность работать на основании бумажных доверенностей, предоставленных ранее ФНС и Фондам. Далее единственным возможным вариантом станет электронная машиночитаемая доверенность, которую оформляют на сайте ФНС или сервиса, используемого для цифрового документооборота. Готовую доверенность руководитель заверяет своей цифровой подписью и направляет ФНС и Фондам. После принятия, доверенное лицо сможет сдавать отчетность и другие документы, подписывая их своей ЭЦП.
При сдаче отчетности возникает автоматическая шифровка данных третьих лиц, на которую требуется специальное разрешение ФСБ. При отсутствии лицензии проблем с ФНС или сдачей отчетности не возникнет, однако ФСБ может привлечь к ответственности по ч.1 ст. 13.13 КоАП с назначением штрафа должностным лицам 2-3 тысячи рублей, компаниям 10-20 тысяч рублей.
