Главное, принципиальное изменение, действующее с 1 января 2024 года соответственно ФСБУ 27/2021 – обязанность хранить бумажные и электронные документы бухгалтерского учета и соответствующие базы данных только на территории России. Цифровой архив хранят в составе общего документооборота или отдельном хранилище.
Архивы бюджетных организаций обязаны быть собственными, коммерческие компании могут отдавать ведение архивной работы на аутсорсинг. Хранилище должно соответствовать установленным Росархивом требованиям.
Готовить, следить за передачей бухгалтерской документации на хранение – обязанность бухгалтера. Порядок доступа к архиву определяют в каждой компании самостоятельно, однако обязательно должно выполняться правило: ответственного сотрудника бухгалтерии всегда извещают, кто какие документы взял из архива, когда вернул на место.
Для учета бумажной и электронной документации ведут номенклатуру дел, куда входит:
-
первичка;
-
кадровая документация;
-
служебные записки;
-
переписка с контрагентами;
-
протоколы комиссий, заседаний, собраний;
-
положения о бухгалтерском учете, должностные инструкции;
-
отчетность.
В номенклатуре дел указывают срок хранения документации каждого вида.
В каком виде хранят бухгалтерскую документацию
Первичные документы поступают бухгалтеру в бумажном или электронном виде. Храниться должны оригиналы так, как поступили, поэтому ничего специально сканировать, распечатывать или ксерокопировать не нужно. Бумажные экземпляры подшивают в хронологическом порядке, электронные вносят в реестр.
После того как бумажный первичный документ вводят в бухгалтерскую программу или распечатывают электронный, он становится гибридным – одновременно существует в бумажном и электронном виде. Важно сохранять оригинальную копию! Например, если первоначально чек был бумажным, его каким-то образом оцифровали, после чего уничтожили исходник, при проверке или на суде такую копию, скорее всего, признают недействительной.
Бумажную документацию соразмерно ее ценности и конфиденциальности содержащейся информации, хранят в сейфах, на стеллажах или шкафах сухих, не подвальных помещений или передают архиву.
Система электронных архивов – СЭДХ, есть у Росархива, операторов ЭДО, можно организовать собственную. На архивное хранение цифровые документы передают по ТКС, на флеш-картах или жестких дисках.
Независимо от формы документации ее передача осуществляется по описи с заверением живой или электронной подписью должностного лица или руководителя.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Архивное содержание документов бухгалтерского учета регламентировано ст.29 Закона №402-ФЗ от 06.12.2011.
-
Срок хранения бухгалтерских документов и налоговых деклараций – 5 лет, при условии, что документация проходила проверку ФНС. Если ее не проверяли, хранение продлевается по истечении установленного срока.
-
Личные дела сотрудников и руководителей, трудовые договоры, личные карточки, сведения о доходах работников, хранят 50-75 лет.
-
Бухгалтерский баланс со всеми приложениями хранят на всем сроке работы организации.
Начало срока отсчитывают с 1 января года, следующего за тем, в котором закончилось делопроизводство. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения бумажных.
Документы, у которых небольшой срок хранения – до 10 лет, обычно остаются в бухгалтерии. Те, которые хранятся десятилетиями, передают архиву, но, как правило, не раньше, чем через один-три года после того, как по ним закончилась работа.
Документы, у которых закончился срок хранения, уничтожают после соответствующего решения экспертной комиссии. Если будет установлено, что информация представляет для организации актуальную ценность, нахождение в архиве может быть продлено.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Проверить, соблюдает ли организация правила содержания архивной документации могут сразу три контролирующих органа – ФНС, Роскомнадзор, Росархив. Последствия при выявлении нарушений зависят от «серьезности» конкретного документа.
По ст.13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения бухгалтерских архивов предусмотрены штрафы:
-
1-3 тысячи рублей с физлиц;
-
3-5 тысяч рублей с должностных лиц;
-
5-10 тыс. рублей – юрлиц.
Если же утеряны документы, сведения из которых содержатся в информационных системах, более жесткое наказание предусматривает ст.13.25 КоАП РФ. Например, для документации ООО определены штрафы:
-
2,5-5 тысяч рублей с должностных лиц;
-
200-300 тыс. рублей – с компании.
