К представительским расходам относятся:
расходы на официальный прием, обслуживание представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации (совет директоров, учредители);
расходы на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия, заседания руководящего органа и обратно;
расходы на оплату услуг переводчиков во время представительских мероприятий.
Расходы на алкоголь также можно будет учесть.
К представительским расходам не относятся расходы на развлечения, отдых, профилактику, а также лечение заболеваний.[i]
Данные расходы в командировке оплачиваются сотрудником. По возвращении он должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы. Например, это могут быть, счета-фактуры и чеки ККТ (контрольно-кассовая техника) из ресторанов, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов и напитков и так далее.
Для того чтобы бухгалтеру было проще обосновать произведенные расходы нужно оформить дополнительно следующие документы:
• смету представительских расходов;
• приказ руководителя;
• отчет о проведенных мероприятиях;
• акт об осуществлении представительских расходов, утвержденный руководителем.
Такие требования приведены Минфином РФ в своих разъяснениях.[ii]
Таким образом, чтобы грамотно отчитаться и учесть расходы нужно помнить, на что вообще можно тратить деньги, и какие документы оформить.
[i] п.2 ст. 264 НК РФ
[ii]письма Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26
