Электронный документооборот и сдача отчетности сделали организацию работы бухгалтеров и обслуживающих аутсортинговых компаний намного проще. Исчезла необходимость простаивать с оформленной документацией очереди в налоговой или на почте.
Однако появилась новая сложность: электронная подпись, применяющаяся для удостоверения подлинности сданных документов, всего одна. Находиться она должна у руководителя компании, предпринимателя.
Получение и применение ЭЦП регламентировано законом от 06.04.2011 №63-ФЗ. В него регулярно вносят изменения и дополнения. С 1 января 2022 года выпускать и выдавать УКЭП стали территориальные представительства ФНС. Подать заявление можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте.
В чем заключается проблема с ЭЦП для бухгалтеров и аутсоринговых компаний
По новым правилам выдача электронной подписи возможна только лицам, имеющим право действовать от имени юрлица без доверенности, ИП и нотариусам. То есть ни бухгалтер, ни представитель обслуживающей организацию аутсорсинговой бухгалтерской компании, получить ЭЦП не может. Более того, флешка с подписью всего одна, на всех.
За последние два года удаленный формат работы не только для сотрудников, но и для руководителей стал обычным явлением. Сотрудники одной компании или обслуживающей фирмы могут находиться в разных городах и государствах. Привязка к одной флешке часто становится серьезной проблемой.
Вывоз ЭЦП за границу также сопряжен с определенными трудностями. Согласовывать его нужно с налоговыми органами в индивидуальном порядке. То есть теперь нельзя просто поехать работать или жить за границу, сдавая оттуда отчетность за свою или обслуживаемые компании.
Как решить проблему со сдачей отчетности удаленно
До объединения фондов решение проблемы зависит от того, какую именно отчетность нужно сдать. У каждой инстанции свои правила. Способов сдачи документации без применения электронной подписи руководителя или предпринимателя, два.
Бумажные доверенности
-
В налоговой потребуют оригинал.
-
ФСС достаточно загруженных через портал сканов: доверенности, сертификата ЭЦП.
-
В пенсионном фонде разработана специальная форма УПУП – Уведомление о предоставлении полномочий представителю. Руководитель может ее подписать электронной подписью или принести бумажный оригинал. Некоторые филиалы ПФР могут дополнительно потребовать бумажную доверенность.
После того как документ примут, бухгалтер или аутсорсер сможет подписывать сдаваемые отчеты своей подписью.
Машиночитаемые электронные доверенности
ФНС, ФСС можно направить электронную доверенность на сдачу отчетности другим лицом. Формируют ее на портале налоговой или сервиса, используемого для документооборота. После заполнения ее нужно подписать ЭЦП руководителя, отправить фонду. После принятия представитель сможет сдавать отчетность, подписывая ее своей ЭЦП. У ПФР пока такой возможности нет.
С 1 января 2023 года электронная доверенность останется единственно возможным вариантом передачи права сдачи отчетности. Кроме того, представитель сможет подписывать сдаваемую документацию только личной ЭЦП физлица.
Представителем, уполномоченным сдавать бухгалтерскую и налоговую документацию, может стать любой человек. Официальное трудоустройство или другое оформление взаимоотношений не требуется.
