Все аспекты взаимоотношений работодателя с работниками отражает кадровый учет. Так как права трудящихся находятся под особо бдительной защитой государства, ошибки кадровиков дорого стоят юридическим и физическим лицам. За грубыми нарушениями или жалобами со стороны обиженных сотрудников в Гострудинспекцию последуют проверки, которые по серьезности последствий не легче налоговых. С каждым годом ответственность работодателей только возрастает, поэтому важно всегда быть в курсе вменяемых обязанностей, последствий за их неисполнение.
Ошибки в трудовом договоре и в действиях при трудоустройстве
Основной документ, отражающий аспекты отношений работника с работодателем – трудовой договор. Его содержание определено ст. 57 ТК РФ. Важно, чтобы он содержал все договоренности, так как в любых спорных вопросах или при проверках обратятся именно к этому документу. Особое внимание уделяют наличию:
-
полных реквизитов работодателя, работника;
-
четкого определения места работы и функций, сроков начала выполнения обязанностей;
-
даты заключения, сроков действия договора;
-
все аспекты заработной платы: размер, условия начисления надбавок и доплат, даты выплат, порядок индексации;
-
режимов работы, отдыха;
-
условий труда.
Заполнять сведения о сотруднике при заключении трудового договора необходимо с представленных документов, а не со слов. При трудоустройстве новый работник должен предоставить работодателю паспорт, СНИЛС, военный билет, документы об образовании, для отдельных специальностей – результаты медицинского осмотра. Некоторые неправильные данные, например, ошибки в фамилии или паспортных данных могут стать основанием для признания договора недействительным.
Отсутствие данных о медицинском допуске является нарушением охраны труда, за что предусмотрен штраф до 15 тысяч рублей, дисквалификация ответственного сотрудника или приостановка деятельности компании.
При заключении трудового договора сотрудника необходимо под подпись ознакомить с внутренними документами работодателя:
-
трудовым распорядком;
-
коллективным договором;
-
правилах хранения, использования персональных данных;
-
правилах, инструкциях оплаты труда.
Отсутствие каких-то оговоренных моментов относительно будущего сотрудничества не является поводом признать договор недействительным, работодатель все равно будет нести полную меру ответственности перед работником в соответствии с законодательством. Однако за нарушение порядка оформления трудового договора ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы:
-
для должностных лиц – 10-20 тысяч рублей;
-
для ИП – 5-10 тысяч рублей;
-
для юрлиц – 50-100 тысяч рублей.
Повторные нарушения существенно увеличивают размер штрафа, а должностным лицам грозят дисквалификацией на срок до трех лет.
Отдельного внимания требует работа с персональными данными сотрудников: согласием на обработку, сбор, хранение, уничтожение. Согласно ст.13.11 КоАП РФ за нарушения предусмотрены штрафы до 75 тысяч рублей.
Нарушения оплаты труда
Установленные трудовым договором условия и сроки оплаты труда должны соблюдаться очень строго, включая начисление полагающихся надбавок и доплат. Недопустимы отсылки в другим внутренним документам и регламентам, например, штатному расписанию, коллективному договору. У сотрудника на руках должна быть исчерпывающая информация о его материальном вознаграждении за труд с указанными датами выплат. Указания о порядке, сроках и других аспектах выплаты зарплаты содержит ст. 136 ТК РФ.
Размер заработной платы и премии в рублях четко прописывают в трудовом договоре, при этом величина суммы за месяц при условии выполнения норм труда и рабочего времени должна превышать установленный минимальный уровень – МРОТ. Из-за постоянно растущих цен работодатель должен своевременно индексировать оплату труда работников, что тоже указывается в трудовом или коллективном договоре.
За невыплату или недоплату денег работникам, а также невыдачу расчетного листа, предусмотрены штрафы:
-
для должностных лиц – 10-20 т. р.;
-
для физлиц, занимающихся предпринимательской деятельностью – 1-5 т. р.;
-
для юридических лиц – 30-50 т. р.
За повторные нарушения штрафы увеличиваются, должностных лиц могут дисквалифицировать на три года. Кроме того, в таких действиях может быть усмотрено уголовно наказуемое деяние, тогда ответственность переходит под юрисдикцию Уголовного кодекса.
Отсутствие графика отпусков
Особенно в небольших компаниях частым нарушением становится отсутствие графика отпусков. Причина кроется в отсутствии проблем отпустить сотрудника в отпуск по договоренности, когда ему будет нужно. Однако график отпусков работодатель обязан составлять заранее в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Кроме того, в ней определен порядок извещения сотрудника о приближающемся очередном отпуске: его необходимо уведомить за две недели до первого отпускного дня. Для отдельных категорий граждан предусмотрен особый порядок предоставления отпуска, что также необходимо учитывать.
Нарушения ведения документации, касающейся отпусков, влекут штрафы:
-
для должностных лиц, ИП – 1-5 т. р., при повторном нарушении 10-20 т. р.;
-
для юрлиц – 30-50 т. р., при повторном – 50-70 т. р.
Нарушение порядка ведения трудовых книжек и персонифицированного учета
С введением электронных трудовых книжек учет стал с одной стороны проще, с другой – сложнее. Если у работника есть бумажная трудовая, сотрудник кадрового отдела должен обеспечить ее правильное заполнение и хранение. При этом требуется оформлять и электронные копии. Штрафы за нарушения порядка ведения трудовых книжек могут достигать 70 тысяч рублей, если будут носить системный характер. Ответственность возлагается на работодателя и на должностных лиц.
При этом уже два года необязательно вести личные карточки по форме Т-2. Весь персонифицированный учет ведется по форме ЕФС-1, которую необходимо своевременно передавать в контролирующие органы. В соответствии со ст. 17 Закона №27-ФЗ от 01.04.1996 штрафные санкции за нарушения составляют 500 рублей за каждого сотрудника, а за нарушение порядка представления сведений – 1000 рублей.
Нарушение воинского учета
Особое внимание сейчас уделяется грамотному ведению воинского учета, которым должен заниматься отдельный сотрудник, но часто обязанности возлагают на кадровика или бухгалтера.
В двухнедельный срок после приема на работу сотрудника, подлежащего воинскому учету, работодатель обязан передать информацию в военкомат. За непредоставленные сведения ст.21.1 КоАП РФ предусмотрен штраф 1-3 тысячи рублей. Далее поддерживать обмен информацией с военным комиссариатом и сотрудником.
С 1 октября 2023 года вводом новой статьи ст.19.38 КоАП РФ существенно ужесточается ответственность за неоказание содействия военкоматам. За отсутствие организованного воинского учета штрафы увеличатся до 60-80 тысяч рублей для должностных лиц, 400-500 тысяч – для юридических. За несданные вовремя списки военнообязанных 40-50 и 350-400 тысяч рублей соответственно.
Нарушения правил работы с иностранцами
Привлечение дополнительной рабочей силы граждан других стран требуется как для неквалифицированного труда, так и в высокотехнологичных областях. Правила найма различаются в зависимости от страны, гражданином которой является сотрудник, его квалификации, даже области деятельности, места пребывания. Обязательства работодателя по оплате труда, страхованию, другим условиям также разнятся.
За нарушения законодательства ст. 18.15 КоАП РФ предусмотрены одни из самых крупных штрафов и суровых наказаний. До 1 000 000 рублей заплатит юридическое лицо в Москве, Санкт-Петербурге, их областях, за отсутствие у работника патента или разрешения на работу, неуведомление государственных органов о приеме на работу иностранных кадров, в том числе высококвалифицированных. За эти же нарушения деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток.
Кроме перечисленных документов или обязанностей, необходимо своевременно проводить СОУТ, разработать штатное расписание, вести табель учета рабочего времени, оформлять командировочные документы, следить за медицинскими допусками и многое другое. За любое нарушение кадрового учета предусмотрены штрафы, а ответственность подпадает под юрисдикцию Административного, Трудового и даже Уголовного кодекса. Чтобы не попадать под проверки Гострудинспекции и не сталкиваться с необходимостью уплаты штрафов, кадровым учетом должны заниматься компетентные сотрудники, отслеживающие все законодательные нововведения или специальные компании, полностью берущие на себя ответственность за выполнение установленных требований.
