Табель учета рабочего времени сотрудников ведет бухгалтер или работник отдела кадров для контроля установленного на предприятии режима, получения данных о фактически отработанных часах, которые в дальнейшем используются для начисления заработной платы и отчетности. В случае задержки на работе, неявки или опоздания, в табеле делают соответствующие отметки на основании официальных документов: больничных листов, справок, согласии на сверхурочную работу и т.д. Законодательно обязанность и форма ведения табеля рабочего времени закреплена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1.
Если в компании или у предпринимателя работают наемные сотрудники, то вести учет рабочего времени обязательно. Однако форму Т-13, разработанную Госкомстатом, применять не обязательно. Предприятие имеет право разработать собственную форму, важно, чтобы было что предъявить контролирующим органам.
В чем польза работодателю от табеля рабочего времени?
Если у работодателя налажено четкое ведение табеля учета рабочего времени, ему можно не беспокоиться о проверках контролирующих органов. Кроме того, табель облегчит работу собственной бухгалтерии и общение с представителями государственных инстанций.
-
Бухгалтеру будет удобно рассчитывать размер выплат сотрудникам: зарплат, сверхурочных, командировочных и т.д.
-
Налоговой службе можно будет доказать верность начисления налогов и страховых взносов.
-
Фонд социального страхования получит подтверждение правильности расчета социальных пособий.
-
Гострудинспекцию можно будет убедить в том, что права работников соблюдены, нормы охраны труда выполняются.
-
Представителей Росстата получат необходимую им информацию.
Недостатки табеля рабочего времени
Табель необходимо заполнять регулярно, ежемесячно начиная новый бланк. В этом кроется один из его недостатков: если на предприятии не организована электронная пропускная система, придется выделить человека, обязанностью которого будет преимущественно ведение табеля: отслеживание времени прихода и ухода сотрудников, проверка причин опозданий и задержек.
В табеле отмечают работу только тех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Сведения о совместителях даже указывают дважды для удобства дальнейших расчетов в бухгалтерии. Однако те работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор, внешние совместители, неофициальные работники, в табеле не учитываются, что не всегда удобно работодателю и бухгалтерии.
Ответственность работодателя
Табель рабочего времени – важнейший первичный документ кадрового и бухгалтерского учета. Хранить его в организации обязаны в течение 75 лет после окончания учетного года.
Если в компании не ведется табель рабочего времени, к ответственности могут привлечь сразу по трем кодексам: Административному, Трудовому и Налоговому:
-
Ст.5.27 КоАП РФ предусматривает штраф до 50 тысяч рублей за несоблюдение трудового законодательства.
-
Ст. 122 НК РФ предусматривает штраф в 20-40% от неуплаченной суммы налога и неподтверждение расхода документами.
-
Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф до 30 000 рублей за нарушение правил учета доходов и расходов.
