Причины, по которым бухгалтерские документы и базы данных оказываются в плачевном состоянии, разные. Уход бухгалтера, который относился к обязанностям спустя рукава, был непрофессионалом или даже специально навредил. Исчезновение привлеченного «специалиста» вместе с базой данных. Пожары, заливы, другие непредвиденные обстоятельства, в результате которых в бухгалтерии разом приходят в негодность все или часть бумажных и электронных документов.
Восстановление бухгалтерского учета – долгий и трудный процесс, поэтому закономерно возникает вопрос: а не проще ли все оставить, как есть, начав вести учет с текущего момента?
Теоретически – такой вариант возможен. Однако при первой же проверке налоговой инспекции компанию или предпринимателя ждут серьезные проблемы.
Как налоговая узнает, что учет какое-то время не вели?
Обычно причину, по которой собственники бизнеса не хотят восстанавливать бумажную документацию или электронную базу, формулируют так: «Мы работаем уже 2 (3, 5, 10) лет, ни разу налоговая нас не проверяла. Зачем заморачиваться, все равно никто ничего не заметит».
Действительно, контроль ФНС может не ощущаться, но это не значит, что его нет. Многие проверки проходят без уведомления налогоплательщика. Если никаких вопросов не возникает, компания или предприниматель не узнает, что его проверяли. Однако, как только с выявляются нарушения, число проверок начнет расти. Как налоговая понимает, что в компании что-то не так?
-
Компьютерные программы, проверяющие налогоплательщиков, работают по определенным алгоритмам. Как только в отчетности начинают появляться нестыковки, на поиск которых настроены программы, ею заинтересуются инспекторы.
-
Встречные проверки – не редкость, особенно при работе с государственными или крупными предприятиями. Не обязательно вести дела напрямую, достаточно находиться в цепочке, чтобы ФНС запросила отчетность по отдельной сделке или контрагенту. Не предоставленные документы – повод не только для штрафа, но и для проявления более пристального интереса.
Как долго налогоплательщик обязан хранить документы
Вести налоговую отчетность и бухгалтерский учет, отчитываться перед ФНС, обязаны все налогоплательщики. Взаимоотношения налогоплательщиков с ФНС регламентирует Налоговый кодекс и Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В соответствии со ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документацию и данные, подтверждающие доходы, расходы, а также правильность начисления, факт уплаты налогов, в течение 5 лет. При этом документацию, относящуюся к работе сотрудников или движению трудовых книжек, хранят 50-75 лет.
Когда отчетностью компании или предпринимателя заинтересуется ФНС, будет назначена выездная проверка, в соответствии со ст.89 НК РФ, инспектор может проверять отчетность за три года, предшествующих году проверки. Если в ходе проверки потребуются документы, которые так или иначе влияют на проверяемые, но относятся к более раннему периоду, налогоплательщик обязан их предоставить.
Ответственность за нарушения ведения отчетности и отсутствие документов
За не предоставленные по запросу ФНС данные или ложную информацию статья 126 НК РФ предусматривает, в зависимости от назначения документа и особенностей налогоплательщика, штраф до 1 миллиона рублей.
-
Если налогоплательщик не сможет документально подтвердить какие-либо расходы, то за них будут доначислены налоги и пени.
-
Если отчетность не предоставлена, в соответствии со ст. 31 НК РФ ФНС имеет право самостоятельно рассчитать налоги, исходя из средних показателей по отрасли.
-
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, относится к грубым нарушениям правил ведения учета. Штрафы согласно ст. 120 НК РФ зависят от суммы неуплаченного налога, могут достигать 40 тысяч рублей и более.
-
Отсутствие документов, относящихся к бухгалтерской отчетности наказывается в соответствии со ст.15.11 КоАП РФ штрафами до 10 тысяч рублей.
К сожалению, необходимость восстановления бухгалтерской и налоговой отчетности не всегда очевидна. Руководитель или собственник компании может находиться в полной уверенности, что документооборот в порядке, до момента проведения проверки или получения уведомления о необходимости оплатить штраф.
Проконтролировать качество работы бухгалтера, выявить отсутствие документов, подготовиться к проверке ФНС, поможет аудит. После проведения аудиторской проверки собственникам или руководителю предоставляется подробный отчет о состоянии всех или выборочных бухгалтерских и налоговых документов за проверенный период. Воспользоваться предварительной проверкой могут как компании, обязанные ежегодно проходить аудит, так и те, для которых он необязателен.
