Потеря бухгалтерской базы данных – кошмар руководителей и бухгалтеров любой, даже маленькой компании. Однако к резервному копированию данных многие относятся безответственно, поэтому при исчезновении электронной информации часто впору кричать: «Все пропало! Что делать?!»
Срочное восстановление электронной базы – задача сложная. Она требует командной работы, взаимодействия множества людей, организаций, государственных структур. Одному штатному бухгалтеру такое не под силу, каким бы профессионалом он ни был. Кроме того, в подобной ситуации нередко бухгалтера компании не оказывается.
Причины исчезновения электронных данных
-
Физическое исчезновение компьютера с установленной бухгалтерской программой. Такое возможно после пожара, стихийных бедствий, кражи. В подобных обстоятельствах часто оказывается утраченным бумажный архив бухгалтерской документации.
-
Выход из строя компьютера после атаки вирусов, механического повреждения. Нетронутыми остаются бумажные бухгалтерские документы, архивы.
-
Умышленное повреждение или уничтожение информации. Такое случается в случае инцидентов между руководителем компании, главным бухгалтером, учредителями. Что еще оказывается утраченным или испорченным может показать только тщательный аудит.
Варианты и сложности восстановления информации
Объем и сложность работ по восстановлению электронных данных и бумажных документов зависят от возраста компании, количества и характера сделок, особенностей учета, тщательности ведения бухгалтерии, причин исчезновения информации.
Когда компания на рынке достаточно давно, бухгалтерские документы и электронную базу восстанавливают за последние 5 лет, так как именно таков срок хранения большей части документации. Однако если есть переходящие убытки, восстановления потребуют сведения за последние 10 лет.
-
Если проблема в компьютере, необходимо обратиться к техническому специалисту, который попытается восстановить данные, хотя бы частично. После окончания работ планируют дальнейшие действия, которые начинают с аудита.
-
При исчезновении компьютера опираются на бумажный архив, документооборот с контрагентами, банком, контролирующими органами. В некоторых случаях остаются варианты устаревшей базы, пусть давно скопированные.
-
Если же полностью утрачена электронные сведения с бумажным архивом, восстановление бывает самым сложным. Нередко полностью воссоздать сведения не удается. Приходится искать контрагентов, запрашивать дубликаты первичной документации и акты сверок, получать архивы банковских выписок, копии сданной бухгалтерской и налоговой отчетности, информацию от ОФД по онлайн-кассе. Одной из самых сложных задач является восстановление кадровых документов, так как приходится контактировать не только с работающими сотрудниками, но и с уволенными.
Почему базу необходимо восстанавливать, причем оперативно
На первый взгляд форс-мажор, особенно пожар или стихийное бедствие, сразу освобождает от ответственности за несдачу отчетности, неуплату налогов, утраченную информацию. К сожалению, это не так. Конечно, ФНС и другие инстанции примут во внимание предоставленные документы от МЧС или других государственных органов, подтверждающих факт утери. Однако от ответственности, обязательств это не освобождает.
Ведение бухгалтерского учета согласно ст.6 Закона о бухгалтерском учете №402-ФЗ – обязанность большинства субъектов предпринимательской деятельности. За нарушение правил, сроков сдачи отчетности, хранения документации, предусмотрены штрафы или другие санкции. Для выполнения обязательств ведения учета необходимо создать условия по хранению бумажных экземпляров, электронной базы.
Существует достаточно возможностей хранения электронных данных: облачные или портативные хранилища, серверы. Для большей надежности при ведении бухгалтерии используют специальные сервисы, не предполагающие хранение информации на персональном компьютере.
Утеря электронной базы данных может быть признана контролирующими органами не форс-мажором, а халатностью. Налоговая инспекция вправе контролировать последующий процесс. Недостаточные действия по восстановлению утраченной базы данных могут квалифицироваться как бездействие, приведшее к налоговому правонарушению в соответствии со ст.110 НК РФ.
В первую очередь, при утрате данных, необходимо создать комиссию, которая должна установить причины, выявить виноватых, выработать план действий. Потом необходимо уведомить контролирующие органы с приложением официальных документов, свидетельствующих о факте утраты информации, документов. Далее следует приступить к восстановлению. Как только обстоятельства позволят, необходимо сдать отчетность, уплатить налоги и сборы.
Если не восстанавливать бухгалтерскую базу данных, то возможно привлечение компании и должностных лиц к ответственности:
-
за отсутствие первичных документов;
-
нарушение правил и сроков хранения документации;
-
нарушение правил ведения учета;
-
уклонение от уплаты налогов и сборов, которые повлечет отсутствие или искажение данных.
Причем ответственность возможна по всем перечисленным пунктам сразу. В большинстве своем наказание предусматривает относительно небольшие денежные штрафы, но при их сложении общая сумма окажется весьма существенной. А вот уклонение от уплаты налогов – серьезное правонарушение, предусмотренное ст.199 УК РФ, по которой грозят реальные сроки лишения свободы.
К восстановлению информации привлекают команду. Если в компании достаточен штат бухгалтеров, они могут справиться самостоятельно, хотя даже в этом случае часто требуются консультации специалиста. Во всех остальных ситуация лучше сразу обращаться в компетентные компании, сотрудники которых имеют достаточный опыт воссоздания полностью утраченной бухгалтерской базы. Услуги даже самых дорогих специалистов в конечном счете обойдутся дешевле, чем возможные неприятности с законом.
