Бумажная документация постепенно уступает место новым технологиям. Переход на электронный документооборот кадрового делопроизводства продолжается несколько лет.
В ноябре 2021 года законом №377-ФЗ в трудовое законодательство внесены правки, поясняющие термин ЭДО и действия, которые он подразумевает, а также разрешающие не дублировать некоторые электронные документы бумажными при обмене с сотрудниками. Причем согласно статьям 22.1-22.3 ТК РФ, этот подход также применим для организации документообмена с дистанционными работниками.
Как осуществляется работа с электронными документами
Чтобы оформить документ, подписать его, требуется специальная платформа и электронная подпись:
-
Можно пользоваться государственным порталом Работа в России или другой информационной системой. Важно, чтобы форма бланков соответствовала установленной законодательством.
-
Цифровые подписи оформляют, пользуясь Порталом Госуслуг или аккредитованными учетными центрами. При подписании документации разной степени значимости применяют простую, усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись.
Работодатель может через Интернет или локальную сеть обмениваться с работником документами, касающимися трудовых отношений, подписывать их, хранить. Факт получения и подписания любого акта фиксирует система, поэтому при необходимости его можно подтвердить, например, представителям контролирующих органов. Без использования бумажных дубликатов можно заключить трудовой договор, возложить на сотрудника материальную ответственность.
Случаи, когда электронный документооборот неприменим
Не всегда закон позволяет ограничиваться цифровым документооборотом. Это относится к составлению акта о несчастном случае на производстве, увольнении сотрудника, подписанию проинструктированным работником инструктажей охраны труда. Должна быть бумажной документация, которая будет свидетельствовать о выполнении работодателем требований нормативов трудового законодательства, охраны труда, а также влиять на разбирательства при получении работником травм или другого вреда здоровью. Также новые нормы неприменимы для трудовых книжек, электронно сформированных документов о трудовой деятельности работников.
Переход на ЭДО
Новый порядок документооборота вводят локальным нормативным актом, который должен содержать:
-
Название информационной системы, правила доступа, если он ограничен.
-
Список документации и сотрудников, переводимых на ЭДО.
-
Сроки оповещения сотрудников, начала действия ЭДО.
Работодатель разрабатывает правила ведения ЭДО, устанавливает сроки, отведенные на чтение и подписание документов, порядок инструктажа о работе с системой. Также предусматривает случаи, когда можно использовать бумажные варианты, способ взаимодействий с представителями работников или профсоюза при возникновении проблем или споров.
Сотрудник должен письменно согласиться на ЭДО с работодателем, если до этого они взаимодействовали очно. Расходы по получению цифровой подписи несет компания.
